PFAU.NRW Stichtag 30.06.: Was Pflegedienste melden müssen

Worum geht es?

Pflegedienste in NRW, die nach dem Pflegeberufegesetz (PflBG) ausbilden, finanzieren sich über den Pflegeausbildungsfonds NRW — kurz PFAU. Alle ausbildenden Träger zahlen einen Punktwertzuschlag in den Fonds ein und bekommen daraus die Lohnkosten der Auszubildenden, die Mehrkosten der Praxisanleitung und eine Sachkostenpauschale erstattet.

Damit das funktioniert, muss man als Pflegedienst einmal pro Jahr melden — Stichtag 30.06. — was im Vorjahr passiert ist und was im Folgejahr geplant ist. Diese Meldung läuft über das PFAU-Web-Portal (pfau.nrw.de), nicht automatisch.

Was wird konkret gemeldet?

Die jährliche Meldung umfasst drei Blöcke:

1. Abrechnung Vorjahr

Hier wird abgerechnet, was im vergangenen Kalenderjahr tatsächlich passiert ist:

• Anzahl Auszubildender nach Ausbildungstyp und Stand (1./2./3. Ausbildungsjahr)
• Lohnkosten der Azubis (tatsächlich gezahlt, nach Tarif-Mindestvergütung)
• Praxisanleitungs-Stunden mit Mehrkosten-Berechnung (10 % der Praxiszeit, Lohnkosten der freigestellten PA)
• Pflichteinsätze extern (Krankenhaus, Pflegeheim, Psychiatrie, Pädiatrie) mit Stunden-Nachweis
• Sachkosten nach Pauschale

2. Umlagemeldung Folgejahr

Hier wird gemeldet, wie viele Punkte im Folgejahr in den Fonds eingezahlt werden müssen — abhängig vom geplanten Versorgungsumfang. Klassische Berechnungsgrundlage: erbrachte SGB-XI-Leistungspunkte des aktuellen Jahres, hochgerechnet aufs Folgejahr.

3. Prognose Folgejahr

Wie viele Auszubildende wird der Pflegedienst im kommenden Jahr beschäftigen? In welchem Ausbildungs-Stand? Mit welchen geplanten Pflichteinsätzen? Diese Prognose ist die Basis für die Mittelzuweisung des Folgejahres.

Was 4 Wochen vorher fertig sein muss

30.06. ist der Stichtag — das heißt, am 30.06. müssen die Daten eingereicht sein. Praktisch sollten Sie spätestens am 01.06. mit der Vorbereitung anfangen. Hier eine pragmatische Checkliste:

Stundenliste pro Azubi (Vorjahr)

• Praxisstunden im eigenen Pflegedienst
• Praxisstunden in externen Pflichteinsätzen (mit Bestätigung der Einrichtung)
• Berufsschul-Stunden
• Krankheits- und Urlaubstage (gehen vom Praxis-Stundenkonto ab)

Ohne saubere Tour-Stempelung und Pflichteinsatz-Tracking ist diese Liste zeitraubend zu erstellen. Mit einem Pflegesoftware-System, das diese Daten kontinuierlich pflegt, ist es ein Bericht-Export.

Praxisanleitungs-Stunden mit Nachweis

• Pro Anleitungs-Einheit: Datum, Dauer, Praxisanleiter, Thema, Azubi
• Aggregiert: 10 %-Quote pro Pflichteinsatz erreicht?
• Mehrkosten-Berechnung: Lohn-Stunden des PA während der Anleitung

Wer Anleitungs-Einheiten nur lose auf Zetteln dokumentiert, hat hier ein massives Problem. Fehlende Anleitungs-Quote führt zu Kürzung der Refinanzierung — und im Wiederholungsfall zur Streichung der Ausbildungs-Zulassung.

Lohnkosten-Aufstellung

• Bruttogehalt jedes Azubis pro Monat im Vorjahr
• Lohnnebenkosten (AG-Anteil)
• Jahres-Sonderzahlungen, falls relevant

Steuerberater oder Lohnbuchhaltung liefert die Daten — am besten als Excel-Export aus dem Lohnsystem.

Pflichteinsatz-Bestätigungen

Für jeden externen Einsatz braucht es eine Bestätigung der Einrichtung mit Stunden-Nachweis und Auswertungs-Bogen. Das einzusammeln dauert oft länger als gedacht — Krankenhäuser brauchen Mahnungen, Pflegeheime sind im Sommer auf Halbgas. Frühzeitig anfragen.

Wie die Eingabe läuft

Über pfau.nrw.de mit Login. Das Portal ist ein klassisches Behörden-Web-Formular — funktional, aber nicht hübsch. Die Daten werden Feld für Feld eingetippt. Eine API oder einen XLSX-Import gibt es nicht.

Was sich bewährt hat: vor der Eingabe ein PDF-Bericht mit allen Werten erstellen (z.B. aus dem Pflegesoftware-System). Der Bericht wird neben das Browser-Fenster gelegt, dann werden die Werte abgetippt. Das ist nicht effizient, aber zumindest nachvollziehbar — wenn das Portal abstürzt oder Daten falsch übernommen werden, hat man die Kontrolle.

Häufige Fehler

• Praxisanleitungs-Stunden zu spät dokumentiert. Wenn Sie im Juni 2026 versuchen zu rekonstruieren, was im November 2025 angeleitet wurde, kommt nichts Brauchbares dabei raus.
• Pflichteinsatz-Bestätigungen fehlen. Externer Einsatz war im März, Bestätigung kommt nie. Im Juni dann Hektik.
• Falsche Stunden-Berechnung. Krankheits-/Urlaubstage werden nicht abgezogen, oder doppelt gezählt.
• Umlagemeldung zu spät. Wer den 30.06. verpasst, riskiert Verzugs-Konsequenzen — im Wiederholungsfall Ausschluss aus der Refinanzierung.

Was die Software liefern sollte

Eine gute Pflegesoftware liefert Ihnen für die PFAU-Meldung:

• Stunden-Aufstellung pro Azubi pro Monat (Praxis intern, Pflichteinsatz extern, Schule, Abwesenheit)
• Praxisanleitungs-Quote pro Pflichteinsatz (Soll vs. Ist mit 10 %-Berechnung)
• PflAPrV-Coverage-Übersicht (welche Pflichteinsätze sind absolviert, wie viele Stunden bleiben)
• Ausbildungsnachweis-PDF pro Quartal als Vorbereitung für die Eingabe

Was bleibt offene Baustelle

PFAU.NRW hat keine technische Schnittstelle. Eine API oder ein standardisierter XLSX-Import würde den Aufwand für hunderte Pflegedienste massiv reduzieren — ist aber derzeit nicht in Sicht. Wir hoffen, dass das in den nächsten Jahren kommt; bis dahin bleibt die manuelle Eingabe der Realismus.

Fazit

Die PFAU-Meldung ist nicht spannend, aber wer Auszubildende beschäftigt, kommt nicht drum herum. Die Refinanzierung macht die Ausbildung wirtschaftlich tragbar — wer hier sauber meldet, bekommt Mittel zurück. Wer nachlässig meldet, riskiert Kürzungen oder Ausschluss.

Praktischer Tipp: legen Sie sich einen Kalender-Eintrag „PFAU-Vorbereitung" für den 01.06. jedes Jahres. Vier Wochen sind realistisch — mit weniger wird es Stress.